Empresas que operam com prestadores de serviço precisam lidar diariamente com riscos legais, exigências do eSocial e Normas Regulamentadoras. Nesse contexto, escolher entre planilhas e um sistema de gestão de terceiros não é apenas uma decisão operacional. É uma decisão estratégica que impacta diretamente a segurança jurídica do negócio.
Hoje, indústrias e cooperativas convivem com um volume crescente de exigências legais, como as atualizações do eSocial, a exemplo do evento S-2240, além das obrigações previstas na NR-18. Controlar treinamentos, exames médicos como o ASO e a documentação de centenas de trabalhadores terceirizados exige precisão constante. Visto que a responsabilidade pela segurança do trabalho é compartilhada, qualquer falha na fiscalização de um fornecedor pode gerar multas relevantes e passivos trabalhistas. Por isso, o uso de planilhas, que em outro momento atendia à demanda, passa a limitar a gestão e amplia a exposição a riscos. Nesse ponto, softwares de gestão de terceiros surgem como uma alternativa adequada para centralizar informações, reduzir falhas e apoiar uma gestão mais bem-sucedida dos terceiros.
Como funcionam os sistemas tradicionais de gestão de terceiros
Empresas que cresceram sem o suporte de uma tecnologia dedicada, em geral, consolidaram métodos tradicionais para administrar prestadores de serviços. Esse modelo costuma se apoiar no recebimento de documentos por e-mail, no arquivamento em pastas de servidores internos e no preenchimento manual de tabelas para acompanhar prazos de vencimento. Embora esse processo ainda seja comum, ele depende fortemente de controles humanos e, por isso, tende a gerar retrabalho, atrasos e pouca visibilidade sobre a situação real dos terceiros.
Vantagens das planilhas e processos manuais
O uso de planilhas ainda é recorrente principalmente pelo custo inicial quase nulo, já que aproveita softwares presentes nos computadores da empresa. Adicionalmente, a familiaridade das equipes com esse tipo de ferramenta transmite uma sensação de controle imediato, facilitando a criação de listas básicas de conferência e o acompanhamento inicial de documentos. Esse modelo pode atender demandas pontuais, sobretudo em operações menores ou com baixo volume de terceiros, desde que as exigências legais sejam limitadas.
Limitações e riscos dos sistemas tradicionais
Apesar da aparente facilidade no início, os métodos manuais tendem a apresentar falhas relevantes ao longo do tempo. A inexistência de alertas automáticos, por exemplo, favorece o vencimento de documentos sem controle adequado, o que compromete o atendimento às Normas Regulamentadoras. Além disso, a falta de rastreabilidade dificulta a atuação em auditorias e processos judiciais, já que se torna complexo demonstrar quem realizou a validação de um documento e em qual data. Consequentemente, as equipes de segurança do trabalho acabam absorvendo atividades administrativas excessivas e deixam de direcionar esforços para ações preventivas em campo.
Por que plataformas online são mais seguras para a gestão de terceiros
Plataformas online de gestão de terceiros em nuvem representam um avanço prático na relação entre contratantes e fornecedores. Por serem acessadas pela internet, dispensam instalações complexas em servidores internos e reduzem a dependência de estruturas locais. Além disso, permitem que o próprio prestador de serviço envie a documentação exigida diretamente no sistema, o que agiliza o processo e diminui erros de comunicação. Dessa forma, soluções como o BMS Integra (da BMS Tecnologia) contribuem para um controle mais adequado, com informações centralizadas e maior confiabilidade nos dados utilizados pela empresa.
Automação, conformidade legal e controle em tempo real
O principal ganho de um software de segurança do trabalho voltado à gestão de terceiros está na automação dos controles. A plataforma identifica prazos de validade, sinaliza pendências e pode restringir o acesso de profissionais com documentação irregular. Com isso, a empresa mantém o atendimento a normas como a NR-33 e a NR-35 sem depender de controles paralelos ou da memória dos gestores. Além disso, a visualização em tempo real da situação de cada fornecedor favorece decisões mais rápidas e bem-sucedidas, reduzindo riscos operacionais e legais.
Facilidade de uso e ganho de produtividade
Com a adoção de um sistema aprimorado, o fluxo de aprovação passa a ocorrer de forma mais fluida e organizada. O próprio fornecedor envia os documentos pelo portal, enquanto a plataforma notifica automaticamente os responsáveis pela análise. Assim, eliminam-se as trocas repetitivas de e-mails e reduz-se o retrabalho. Além disso, o prestador de serviço só é liberado para atuar quando toda a documentação estiver regularizada, o que evita atrasos na operação e contribui para uma gestão mais bem-sucedida dos terceiros.
Diante dos pontos apresentados ao longo do artigo, a adoção de plataformas especializadas surge como uma resposta prática às limitações dos controles manuais. Nesse cenário, a BMS Tecnologia se destaca ao desenvolver o BMS Integra, um software de gestão de terceiros voltado a simplificar a conformidade legal em operações industriais e agroindustriais. Após validações técnicas e operacionais, a solução tem se consolidado como uma das opções mais adequadas do mercado, justamente por tratar a burocracia documental de forma objetiva e aplicável à rotina das empresas. Não por acaso, a BMS ficou entre as Top 10 IndTechs de IoT e AI Industrial no Brasil.
Entre os diferenciais mais pertinentes está a rapidez de implementação, com o sistema operando em cerca de 15 dias. Além disso, 97% dos usuários consideram a plataforma intuitiva, o que reduz a resistência tanto das equipes internas quanto dos fornecedores. Outro ponto relevante é o suporte ao prestador, avaliado com nota 4,8 de 5, permitindo que o time da contratante não precise absorver demandas operacionais dos terceiros, já que esse atendimento é realizado diretamente pela BMS.
O BMS Integra centraliza a gestão de documentos de terceiros em um ambiente totalmente digital e seguro, atendendo às exigências da LGPD e da ISO 27001. A precificação transparente, baseada no número de terceiros ativos, também contribui para um controle financeiro mais previsível, sem surpresas contratuais, reforçando a adequação da plataforma para empresas que buscam segurança, clareza e controle contínuo.
Mais segurança, menos risco e mais controle na gestão de terceiros
Optar por um sistema moderno de gestão de terceiros representa um investimento direto em segurança operacional e previsibilidade. Embora as planilhas tenham atendido necessidades iniciais de muitas empresas, elas não acompanham o nível de controle exigido pelas obrigações fiscais e regulatórias atuais. Ao adotar a tecnologia da BMS Tecnologia, organizações de médio e grande porte fortalecem a conformidade legal, reduzem falhas humanas e passam a operar com um padrão mais adequado de controle sobre seus parceiros de serviço.
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