A digitalização de documentos é hoje um dos pilares da modernização da administração pública e das operações privadas no Brasil. A digitalização impacta diretamente a eficiência dos serviços, a redução da burocracia e a agilidade no atendimento ao cidadão e às empresas. No cenário de Mato Grosso, onde a transformação digital está em curso tanto na gestão estadual quanto no setor privado, compreender esse movimento torna-se essencial para gestores, empreendedores e profissionais que lidam com volume significativo de documentos. Neste contexto, discute-se também a lei 14133, um marco jurídico que redefine a forma como as contratações públicas devem ser realizadas no país.
O que é a lei 14133 e por que ela importa
A Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, conhecida como Nova Lei de Licitações e Contratos, estabelece normas gerais sobre licitações e contratações públicas em todas as esferas do governo, União, estados, Distrito Federal e municípios, com foco em ampliar transparência, eficiência e governança nos processos de aquisição de bens e serviços. Essa lei substituiu de forma consolidada a antiga Lei nº 8.666/93 e outras normas setoriais, promovendo um sistema mais moderno e orientado por princípios como economicidade, competitividade e eficiência.
No âmbito da transformação digital, a lei reforça a necessidade de padrões técnicos e maior transparência em processos que envolvem grandes volumes de documentos, como licitações, contratos e prestação de contas. Assim, a digitalização de arquivos não é apenas uma vantagem operacional, mas uma ferramenta estratégica para cumprir as exigências legais e regulatórias de forma mais ágil e segura.
A digitalização como motor de eficiência nos serviços públicos
O Brasil vem avançando de forma consistente na digitalização de serviços públicos. Segundo a pesquisa TIC Governo Eletrônico 2023, elaborada pelo CGI.br e Cetic.br, 91% das prefeituras brasileiras oferecem ao menos um serviço online para cidadãos, incluindo a possibilidade de download de documentos e formulários, o que indica um amplo uso de plataformas digitais para emissão e transmissão de arquivos.
Além disso, a quase universal conexão via fibra óptica entre prefeituras mostra a expansão da infraestrutura digital, com 94% dos municípios conectados por fibra ótica, principalmente nas regiões Centro-Oeste, como Mato Grosso.
No âmbito federal, iniciativas como a plataforma Gov.br reúnem mais de 4,5 mil serviços digitais, facilitando o acesso remoto a documentos oficiais, declarações e certidões. Programas como ConectaGov também promovem a troca automática e segura de informações entre bases públicas, reduzindo o retrabalho de solicitações repetidas de documentos físicos.
Impactos concretos da digitalização
Indicador de digitalização Valor observado Fonte
Prefeituras com serviço online 91% Cetic.br / TIC Governo Eletrônico 2023
Oferecimento de download de documentos online 89% Cetic.br / TIC Governo Eletrônico 2023
Conexão por fibra óptica em prefeituras 94% NIC.br
Usuários que consideram fácil o acesso aos serviços digitais 77% MGI / BID pesquisa Brasil 2025
Esses dados mostram que a digitalização de documentos e serviços não é apenas uma tendência, mas uma realidade consolidada na maior parte das administrações públicas brasileiras. Para o cidadão, isso representa rapidez na obtenção de certidões, comprovantes e autorizações. Para o gestor público, significa redução de custos com impressão, armazenamento e logística de arquivos físicos.
Perguntas frequentes: o que a digitalização muda no cotidiano
Como a digitalização de documentos agiliza os serviços públicos?
A digitalização elimina etapas de deslocamento e de espera física por atendimentos, permitindo que cidadãos e empresas acessem documentos importantes em poucos cliques. Serviços como agendamento online, consulta de processos e obtenção de certidões tornam-se mais eficientes e menos suscetíveis a erros de arquivamento ou extravio.Além disso, a digitalização cria condições melhores para integrações entre sistemas de governo, como bancos de dados nacionais e estaduais, o que reduz a redundância de documentos apresentados em diferentes etapas de um processo administrativo.
E no setor privado, quais são os benefícios?
Empresas que adotam documentos digitais conseguem acelerar fluxos internos como contratos com fornecedores, envios de propostas e gestão de relatórios e laudos técnicos. Técnicas de assinatura eletrônica, por exemplo, reduzem a necessidade de encontros presenciais e ampliam a segurança jurídica em transações remotas. Dados de mercado apontam crescimento expressivo no uso de assinaturas eletrônicas no país, resultado da demanda por processos mais ágeis e menos dependentes de papel.
Exemplos práticos de uso diário
Contratos e licitações
Empresas que participam de licitações públicas ou privadas lidam com grandes volumes de documentos. A digitalização permite que propostas, anexos e certidões sejam organizados em repositórios digitais, facilitando consultas futuras e a possibilidade de agrupar documentos regulatórios em um único ambiente acessível por equipes internas e parceiros.
Formulários e laudos
Órgãos públicos costumam disponibilizar formulários digitalmente, que podem ser preenchidos online. Laudos técnicos, pareceres e relatórios, antes impressos e entregues manualmente, hoje circulam por sistemas eletrônicos de informação que permitem controle de versão e rastreamento de autoria.
Relatórios e análises
Empresas que precisam consolidar dados para auditorias, fiscalização ou planejamento podem gerar relatórios digitais que agregam informações de diferentes fontes de forma rápida, integrando sistemas legados e novas plataformas.
Desafios e limites da digitalização
Apesar dos avanços, ainda existem desafios importantes. A pesquisa TIC Governo Eletrônico mostra que, em municípios menores, especialmente aqueles com até 10 mil habitantes, a oferta de serviços online mais complexos ainda é limitada, com quase metade desses municípios tendo menos de cinco serviços públicos online.
Outro ponto crítico é a necessidade de letramento digital dos usuários, pois uma parte significativa da população ainda prefere acessar serviços presencialmente, mesmo quando há opções digitais disponíveis.
Questões de segurança digital também são relevantes, como demonstram incidentes em plataformas públicas que podem interromper o acesso a serviços e documentos eletrônicos.
A digitalização de documentos tem se provado um fator essencial para a modernização dos serviços públicos e privados no Brasil, incluindo em estados como Mato Grosso. Ao reduzir a burocracia, ampliar o acesso remoto e gerar economias operacionais significativas, ela contribui para uma administração mais eficiente e centrada no usuário. A lei 14133, ao reforçar a necessidade de transparência e governança em processos públicos, complementa esse movimento ao exigir que práticas mais modernas e digitais façam parte da rotina dos órgãos públicos.
Embora ainda existam desafios de infraestrutura e capacitação, as tendências mostram que a digitalização continuará avançando, tornando-se cada vez mais central no discurso de modernização administrativa e no fortalecimento da cidadania digital no país.
Clique aqui e faça parte no nosso grupo para receber as últimas do HiperNoticias.
Clique aqui e faça parte do nosso grupo no Telegram.
Siga-nos no TWITTER ; INSTAGRAM e FACEBOOK e acompanhe as notícias em primeira mão.
